Fase 1 — Prospecting & Advertising
← scroll horizontaal →
AI
Smart Advertising
Meta / Google Ads
AI-targeting op profiel
AI-targeting op profiel
klik
Landingspagina
Happyflex.nl
UTM-tracking actief
UTM-tracking actief
n8n
Intake Formulier
WPForms
< 4 min invullen
< 4 min invullen
submit
GPT-4o
CV Wizard
Auto-generatie
anoniem 1-pager
anoniem 1-pager
DB
Profiel aangemaakt
Airtable / Supabase
status: Nieuw
status: Nieuw
n8n
Bevestiging + Alert
Mail kandidaat
Slack → recruiter
Slack → recruiter
< 2 min
MENS
Intake Call
Recruiter belt
binnen 2 uur
binnen 2 uur
DB
Status Update
crm bijgewerkt
Actief / Afgewezen
Actief / Afgewezen
⚙️ Fase 1 — n8n nodes & details
Advertising triggers
- Begin schooljaar (aug/sep)
- Ziektepiek (jan/feb)
- Lookalike op actieve leerkrachten
- Retargeting websitebezoek
CV Wizard input → output
- Ruwe invoer → gestructureerde JSON
- GPT-4o prompt (jouw huidige flow)
- HTML → PDF via localhost:3000
- CV-URL opgeslagen in DB
n8n nodes fase 1
- Webhook (WPForms trigger)
- HTTP Request (CV PDF)
- Airtable Create Record
- Send Email + Slack
Kwaliteitscheck recruiter
- VOG aanwezig of aanvragen
- Bevoegdheid verifiëren
- Beschikbaarheid bevestigen
- Uitleg werkwijze Happyflex
Fase 2 — Beschikbaarheid & Schoolaanvraag
n8n
Wekelijkse Check-in
Zondag 18:00
WhatsApp / Mail
WhatsApp / Mail
Beschikbaarheids- formulier
< 60 sec invullen
per week
per week
DB
DB Geüpdatet
Beschikbaarheid
live bijgewerkt
live bijgewerkt
‖
Schoolaanvraag
Portaal / formulier
24/7 beschikbaar
24/7 beschikbaar
webhook
n8n
Aanvraag Validatie
Velden check
School lookup
School lookup
DB
Aanvraag Opgeslagen
Aanvragen-tabel
status: Nieuw
status: Nieuw
n8n
Bevestiging School
Automatisch
< 30 min reactie
< 30 min reactie
Fase 3 — AI Matching
n8n
Matching Trigger
Bij nieuwe aanvraag
direct gestart
direct gestart
AI
Matchings- algoritme
Filter + score
6 criteria
6 criteria
top-3
n8n
Top-3 Voorstel
Naar planner
Slack / mail
Slack / mail
MENS
Planner Kiest
Eén klik
< 5 min actie
< 5 min actie
n8n
Dubbele Bevestiging
→ Kandidaat
→ School
→ School
DB
Plaatsing Aangemaakt
Plaatsingen-tabel
status: Gepland
status: Gepland
n8n
Herinneringen
-1 dag 17:00
ochtend 07:45
ochtend 07:45
Fase 3b — No-Show Protocol (uitzondering)
ALERT
Ziekmelding
Kandidaat < 07:00
WhatsApp / link
WhatsApp / link
direct
n8n
Urgentie Matching
Zelfde flow
urgentievlag aan
urgentievlag aan
n8n
School Update 07:15
Proactief bericht
"Bezig met regelen"
"Bezig met regelen"
MENS
Escalatie Planner
Urgent alert
na 20 min geen match
na 20 min geen match
DB
No-show Gelogd
Op kandidaatprofiel
3x → review
3x → review
Fase 4 — Urenregistratie & Validatie
n8n
Uren Trigger
16:00 automatisch
link naar kandidaat
link naar kandidaat
Uren Invullen
Kandidaat
< 30 sec
< 30 sec
submit
n8n
Afwijkingscheck
vs gepland
> 15 min = flag
> 15 min = flag
School Valideert
Mail + 1-klik
akkoord / bezwaar
akkoord / bezwaar
akkoord
DB
Uren Gevalideerd
Status update
→ verloning ready
→ verloning ready
trigger
n8n
Split Trigger
→ Verloning
→ Facturatie
→ Facturatie
Fase 5 — Verloning & Facturatie
n8n
CAO Berekening
Schaal + toelagen
8% + 8,33%
8% + 8,33%
Loket / CoPilot
Auto-mutatie
geen handmatig
geen handmatig
n8n
Strook Notificatie
Proactief
naar kandidaat
naar kandidaat
n8n
Factuur Generatie
Auto PDF
tarief uit DB
tarief uit DB
Factuur Verstuurd
Naar school
CC admin
CC admin
DB
Factuur Gelogd
Facturen-tabel
status: Openstaand
status: Openstaand
n8n
Herinneringsflow
Dag 14 / 30 / 45
auto-escalatie
auto-escalatie
Fase 6 — Tevredenheid, Kwaliteit & Retentie
n8n
Tevredenheids- check
+4u na plaatsing
school + kandidaat
school + kandidaat
AI
Score Analyse
Sentiment check
< 7 of ≥ 9 actie
< 7 of ≥ 9 actie
DB
Scores Opgeslagen
Cumulatief
per kandidaat
per kandidaat
n8n
Loyaliteits- triggers
50 dagen / verjaardag
persoonlijk bericht
persoonlijk bericht
n8n
Re-engagement
60d geen plaatsing
contract alert 30d
contract alert 30d
n8n
KPI Dashboard
Looker Studio
live data
live data
🎁 Referral Incentive Programma
Leerkrachten werven leerkrachten — volledig geautomatiseerd, getrackt en beloond
AUTO
Unieke Referral Link
Per actieve
leerkracht gegenereerd
leerkracht gegenereerd
deelt link
Nieuwe Kandidaat
Intake via
referral-link
referral-link
n8n
Koppeling Referrer
UTM tracking
auto-koppeling
auto-koppeling
DB
Referral Gelogd
status:
In behandeling
In behandeling
trigger
n8n
Beloning Stap 1
Kandidaat actief
→ €25 cadeaukaart
→ €25 cadeaukaart
n8n
Beloning Stap 2
10 werkdagen
→ €75 salarisbonus
→ €75 salarisbonus
n8n
Leaderboard
Happyflex portaal
kwartaalprijs
kwartaalprijs
DB
Referral Analytics
Conversie, waarde
ROI per referrer
ROI per referrer
🥉 Stap 1 — Aanmelding
Trigger: nieuwe kandidaat actief
Beloning: €25 cadeaukaart
Timing: automatisch bij activatie
Beloning: €25 cadeaukaart
Timing: automatisch bij activatie
🥈 Stap 2 — Eerste 10 Dagen
Trigger: 10 werkdagen gewerkt
Beloning: €75 op salaris
Timing: bij 10e validatie
Beloning: €75 op salaris
Timing: bij 10e validatie
🥇 Stap 3 — Kwartaal Top
Trigger: meeste referrals kwartaal
Beloning: €150 + vermelding
Timing: laatste dag kwartaal
Beloning: €150 + vermelding
Timing: laatste dag kwartaal
🔁 Ongoing — Per Plaatsing
Trigger: elke 25e dag referral
Beloning: €10 per 25 dagen
Timing: doorlopend, 1 jaar
Beloning: €10 per 25 dagen
Timing: doorlopend, 1 jaar
VERWACHT EFFECT — GEAUTOMATISEERDE STACK